Autora: Ursula Ribeiro de Almeida
As medidas de isolamento social para conter a disseminação de coronavírus afetaram não apenas a comercialização de produtos e serviços, mas também a administração e tomada de decisão das empresas, que precisam agir rápido em um momento de crise econômica sem precedentes.
O administrador ou a diretoria muitas vezes não tem poder para deliberar sobre o fechamento de uma filial, contratação de financiamento ou outras medidas para contenção de despesas, sem a prévia anuência dos acionistas, sócios ou associados. Por isso, a realização de reunião ou assembleia pode ser indispensável para deliberar sobre matérias que garantam a sobrevivência da empresa.
Considerando a urgência e excepcionalidade da situação enfrentada no país, a Medida Provisória n° 931, publicada em 30 de março, autorizou a realização de reunião e assembleia à distância nas sociedades anônima aberta, limitada e associativa. Leia mais.
A Instrução Normativa DREI n° 79, publicada no dia 14 de abril, regulamenta a deliberação à distância para permitir que as empresas a realizem com segurança e garantia de participação dos acionistas, sócios e associados. A Roncato Advogados esclarece os principais pontos da instrução normativa.
DISPOSIÇÕES GERAIS. A IN DREI n° 79/2020 se aplica somente às reuniões e assembleias realizadas à distância na sociedade anônima fechada, limitada e cooperativa. Elas devem observar as normas pertinentes a cada tipo societário, assim como o contrato ou estatuto social.
S/A aberta. Lembramos que a sociedade anônima aberta é sujeita à regulamentação pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM.
Reuniões ou assembleias presenciais convocadas e não realizadas em razão da pandemia de coronavírus. As deliberações poderão ser realizadas à distância desde que haja concordância expressa ou participação de todos os acionistas, sócios, ou associados.
MODALIDADES DE DELIBERAÇÃO À DISTÂNCIA. Durante o período de calamidade pública reconhecida pelo Decreto Legislativo n° 6/2020, é autorizada reunião e assembleia à distância.
Semipresencial. Os acionistas, sócios e associados têm a opção de participar e votar presencialmente, no local da sua realização, ou à distância.
Digital. Os acionistas, sócios e associados apenas podem participar e votar remotamente, já que a deliberação não se dá em local físico. Considera-se para efeitos legais que a reunião ou assembleia ocorreu na sede da sociedade.
CONVOCAÇÃO. A convocação deve informar de forma clara e ostensiva que a reunião ou assembleia será realizada à distância, assim como esclarecer o procedimento para participação e votação remotas. As informações podem ser resumidas na convocação e indicar endereço eletrônico com os dados completos a respeito da deliberação.
Informações. Os documentos e informações a respeito das matérias a serem deliberadas devem ser disponibilizados previamente conforme determina a legislação de cada tipo societário, assim como por meio digital seguro.
Documentos. A convocação deve elencar os documentos necessários para que os acionistas, sócios ou associados, bem como os seus representantes legais, sejam admitidos na deliberação à distância.
Protocolo. Os documentos devem ser recebidos por meio de protocolo eletrônico.
Prazo. Até 30 (trinta) minutos antes do horário de abertura dos trabalhos.
DELIBERAÇÃO E VOTAÇÃO. O processamento das informações a respeito das reuniões ou assembleias realizadas à distância será feito pela sociedade, que poderá contratar terceiros para auxiliá-lo na administração destes dados.
Presença. Considera-se presente na reunião ou assembleia aquele que:
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- compareceu presencialmente;
- teve seu boletim de voto à distância validado pela sociedade; ou
- registre presença no sistema eletrônico de deliberação disponibilizado pela sociedade.
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Gravação. Ao contrário das reuniões e assembleias presenciais, aquelas realizadas à distância deverão ser integralmente gravadas e arquivadas pelo prazo prescricional da ação para requerer a sua anulação.
Sistema eletrônico. O sistema eletrônico utilizado na reunião ou assembleia deve garantir o registro de presença e voto, a visualização de documentos apresentados durante a deliberação, a possibilidade de manifestação por escrito e a participação dos administradores.
Segurança, confiabilidade e transparência. A reunião ou assembleia à distância deve se utilizar de sistema que preserve a segurança da deliberação e votação.
BOLETIM DE VOTO À DISTÂNCIA. A votação à distância foi instituída em 2011 apenas para as sociedades anônimas abertas, cuja finalidade era viabilizar a participação de acionistas estrangeiros nas deliberações. Com as medidas de isolamento social, a IN DREI n° 79 amplia a possibilidade de votação à distância para a sociedade anônima fechada, assim como a limitada e cooperativa.
Conteúdo. A sociedade deve disponibilizar boletim de voto à distância que possa ser impresso e preenchido manualmente, devendo conter:
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- Descrição em linguagem clara e objetiva de todas as matérias constantes na ordem do dia;
- Orientações para o seu envio à sociedade, assim como dos documentos que devem acompanha-lo;
- Conter propostas e opções de votação precisas (aprovação, rejeição ou abstenção);
- Indicação de página na rede mundial de computadores no qual as propostas discutidas estejam expostas de maneira detalhada e acompanhada da documentação exigida por lei.
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Prazos. A instrução normativa estabelece prazo para envio do boletim aos sócios e sua devolução para a sociedade.
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- envio da Sociedade aos acionistas/ sócios /associados. A sociedade deve enviar o boletim de votação à distância na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia.
- devolução do acionistas/ sócios /associado para a sociedade no prazo de 5 dias antes da data de deliberação.
- até o prazo de 2 dias do recebimento do boletim, a sociedade deverá registrar o voto. Caso seja necessário retificar o boletim ou reenviar os documentos exigidos por lei, a sociedade deve fazê-lo no mesmo prazo com a indicação dos procedimentos e prazos para regularização.
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Comparecimento presencial ou virtual na deliberação. Se o acionista, sócio ou associado comparecer na reunião ou assembleia, seja presencialmente ou por meio digital, o boletim enviado será desconsiderado.
ATA DE REUNIÃO E ASSEMBLEIA. Além de preencher os requisitos legais e normativos já existentes, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia deve:
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- indicar se a reunião ou assembleia foi semipresencial ou à distância, assim como a forma de participação e votação;
- os membros da mesa deverão consolidar em documento único a lista de presença, que poderá ser físico ou eletrônico.
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Ata eletrônica. A ata não elaborada em documento físico deve observar os seguintes requisitos:
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- as assinaturas dos membros da mesa devem ser feitas com certificado digital ou outro meio que comprove a sua autoria e integridade;
- deve ser assegurada a possibilidade de impressão pelos acionistas, sócios ou associados;
- o presidente ou secretário deve declarar expressamente que observou os requisitos previstos na IN DREI n° 79.
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